Att upphandla rätt som landsting

Lagen om offentlig upphandling handlar om att offentliga myndigheter måste rätta sig efter ett antal lagar och regler för att för köpa in varor och tjänster till sin verksamhet. Det här är en del av vad varje offentlig verksamhet måste ta ställning till, men det finns fler lagar som styr hur man måste agera i olika verksamheter. Lagen om valfrihetssystem är en sådan som landstingen måste ta hänsyn till när de upphandlar olika typer av tjänster. Enligt den lagen överlåts valet av utövare av en tjänst till den enskilde, vilket är frivilligt att göra för kommuner men ett måste för landstingen. Det finns med andra ord mycket som man måste ha koll på för att upphandla korrekt som landsting.

Hur offentliga upphandlingar går till

Alla verksamheter, oavsett om de är privata eller om de är offentliga, kommer någon gång att ha ett behov av att köpa in något till sina verksamheter då de själva inte kan sörja för antingen tjänsten eller produkten. Det innebär att man som verksamhet måste använda sig av sitt kapital för att köpa dessa saker. Skillnaden mellan det privata och det offentliga blir här enorm. Privata företag och verksamheter har sitt kapital, sin förtjänst, som de har tjänat på att sälja något av sitt utbud. Offentliga verksamheter fungerar inte på samma sätt. De är till allra största del finansierade av offentliga medel, alltså skatteintäkter, och det är pengar som man behöver vara betydligt mycket mer försiktig med. Därför finns lagen om offentlig upphandling, för att dessa pengar inte ska riskera att förskingras eller utstå korruption. Lagen om offentlig upphandling är alltså ett verktyg som ska se till att dessa pengar förvaltas på ett bra och korrekt sätt och att de behov som faktiskt finns är de som tillfredsställs och inget annat onödigt.

De fem grunderna i offentliga upphandlingar

Landstingen är alltså skyldiga att följa de lagar och regler som finns i lagen om offentlig upphandling för de inköp man gör. Dessa lagar är internationellt jämförbara, de fungerar alltså på samma sätt utomlands och framför allt i EU-området. Det betyder att man i teorin kan köpa varor och tjänster från andra håll i Europa, vilket är en av de grundregler som EU ska verka för, nämligen den fria rörligheten. I lagstiftningen finns det fem olika ståndpunkter som är basen i den offentliga upphandlingen, alltså fundamentet för varför den överhuvudtaget finns. Dessa redogör vi för nedan.

  • Principen om icke-diskriminering

    Det här är den punkt som tar diskrimineringsfrågan i beaktande och den har mycket att göra med internationella frågor. Upphandlande myndigheter, i detta fall landsting, är förbjudna att diskriminera olika företag och entreprenörer utifrån vilket ursprung de har eller vilket land de kommer ifrån.
  • Principen om likabehandling

    Likabehandlingsprincipen är även det en del som offentliga verksamheter måste förhålla sig till när de upphandlar. Det handlar i grunden om att ge alla olika företag som kvalificerar sig en möjlighet att vara med i tävlingen om upphandlingen. Alla företag måste också få samma möjligheter att ta del av information och denna information ska ges vid samma tillfälle och se likadan ut.
  • Principen om transparens

    Alla offentliga upphandlingar i offentliga verksamheter ska genomsyras av öppenhet och förutsägbarhet. Förfrågningsunderlagen som skickas ut av upphandlande myndigheter måste vara klara och tydliga i sina instruktioner vad gäller de krav man ställer på presumtiva leverantörer. I denna process så finns det dock ett visst mått av sekretess. Det finns aspekter av upphandlingsprocessen som måste ske under sekretess eftersom det annars kan innebära problem för företag som har lämnat anbud (offerter). Tillskrivningsbeslutet, alltså det beslut som skickas ut till leverantörerna om vem som vunnit upphandlingen, är dock öppet och i och med det så blir också arbetet med upphandlingen en offentlig handling enligt offentlighetsprincipen.
  • Proportionalitetsprincipen

    I förfrågningsunderlaget ställer den offentliga verksamheten krav på de eventuella leverantörerna och dessa måste stå i rimlig relation till de varor och tjänster som verksamheten ska upphandla. Man får alltså inte ställa för orimliga krav och inte heller ställa alldeles för lätta, utan bibehålla proportionen. Kraven ska vara lämpliga och nödvändiga för upphandlingens syfte.
  • Principen om ömsesidigt erkännande

    Certifieringar som har utfärdats av behöriga myndigheter i medlemsländer i EU måste vara utformade på ett sätt som gör att de gäller i andra medlemsländer.

Hur ser en upphandlingsprocess ut?

Det är inte en lätt fråga att svara på, men här kommer i vilket fall ett försök till en sammanfattande förklaring. Det som är allra viktigast att veta är att landstingens upphandlingsenheter har det yttersta ansvaret för att se till att upphandlingen går rätt till och i de allra flesta fall har varje landsting specifika riktlinjer som de måste följa, helt i enlighet med lagen, för att undvika problem. Offentliga myndigheter är som sagt skyldiga att följa dessa lagar, vilket betyder att varje liten den av den process som vi kommer att beskriva måste följas.

  • Planering

    För att man ska kunna underlätta det fortsatta arbetet med en upphandling så mycket som möjligt krävs det att man planerar på ett bra sätt. Det första landstingen behöver göra är en behovsanalys. Efter det är det dags för det kanske viktigaste dokumentet, nämligen förfrågningsunderlaget. Det är här som man räknar på den troliga kostnaden, något som sedan avgör om det blir en direktupphandling eller en större, beroende på olika tröskelvärden. Efter det är det dags att annonsera ut upphandlingen och det kan man göra elektroniskt eller via traditionella media. Det sätts en tidsfrist för anbuden och de anbud som man får in under denna tid från olika leverantörer ska man sedan ta ställning till.
  • Upphandlingsprocessen

    Det är nu som arbetet med att sålla bort olika företag börjar. Det gäller som offentlig verksamhet att noga studera de olika anbuden för att se vilka det är som bäst kvalificerar sig för det tänkta arbetet, det som man har specificerat i förfrågningsunderlaget. Prisbilden är oftast en av de viktigaste som man måste ta ställning till. Offentliga medel ska man inte vara lättvindig med när det kommer till utgifter så därför blir frågan om ett bra pris alltid viktig i en offentlig upphandling. När verksamheten sedan kommer fram till det bästa och billigaste alternativet är det dags att skicka ut ett tilldelningsbeslut. När detta görs så träder en avtalsspärr i kraft, vilket betyder att man under en viss tid (beror på hur beslutet skickats ut men minst tio dagar) inte kan skriva avtal med den leverantör man valt. Under denna tid kan nämligen övriga leverantörer lämna in överklagan på tilldelningen och gör de det så måste man pröva överklagan i förvaltningsrätten. Det kan alltså ta lång tid med upphandlingar, ibland flera år.
  • Avtalsperioden

    Det här är perioden som de flesta väntat på, när alla hinder är undanröjda och det inte längre finns någon överklagan eller tvist i förvaltningsrätten. När då avtalsspärren har släppt är det fritt fram för landstingen att teckna avtal med, förhoppningsvis, den leverantör som man har valt. Avtalets utformning är extremt viktig och det ska innehålla detaljer om allt det som efterfrågas och att alla parter kan ställa sig bakom det som står där. Avtalstiden är begränsad men med namnteckningarna så startar avtalsperioden med återkommande utvärderingar. Men man är ändå inte helt trygg bara för att namnteckningarna sitter där, vilket vi kommer att gå in på nedan.

Vad händer om det uppstår problem?

Helt klart är att det finns många sätt som en offentlig upphandling kan göras fel på. Det är många olika delar av pusslet som måste passa perfekt för att det ska bli helt rätt och riktigt. Det är väldigt viktigt att man dokumenterar arbetet på ett bra sätt, att man kommunicerar med företag och allmänhet på rätt sätt och att allt agerande sker på rätt sätt i processen. En offentlig upphandling blir till slut en offentlig handling, vilket innebär att vem som helst kan begära ut den och undersöka om det finns några felaktigheter i arbetet. Det handlar alltså om noggrannhet för att undvika att begå lagbrott. En offentlig verksamhet kan stämmas för en felaktig upphandling och kan få böta upp till tio miljoner kronor, något som inkluderar direktupphandling.

En avgörande stund för en upphandling är när tilldelningsbeslutet går ut till berörda leverantörer. Det är här det noggranna arbetet med förfrågningsunderlaget kommer att betala sig. Genom ett bra sådant dokument kan man som landsting hålla sin rygg fri från de värsta av repressalier och att överklagandena på beslutet inte behöver betyda långa tvister eller omskrivning av hela upphandlingen. Det är dock också möjligt för leverantörer att ansöka om skadestånd om de kan bevisa att företaget har tagit skada av upphandlingsprocessen, vilket också är möjligt att göra tidigare i processen, om någon tror att den offentliga myndigheten har gjort sig skyldiga till lagbrott i samband med upphandlingen. Det är alltså av yttersta vikt som offentlig aktör att ha koll på sina papper och följa lagen om offentlig upphandling hela vägen. Noterbart är också att så fort en överklagan lämnas in så träder en avtalsspärr i kraft, som hindrar parterna från att teckna avtal under den tid som juridiken kring upphandlingen ska lösas.

När avtal är skrivet

För eller senare som kommer landstinget och den aktuella leverantören att kunna teckna avtal efter det att alla frågetecken är utredda. Dock så är det inte möjligt att andas ut riktigt än, för det finns fler möjligheter att klaga på en upphandling. Förutsatt att man genomfört upphandlingen på ett bra och laglydigt sätt så har man inget att oroa sig för i det läget, men om man inte lagt ner tillräckligt med arbete med den processen så kan det här komma att bli förödande. Det finns nämligen en möjlighet för leverantörer att överklaga ett avtal och hävda att avtalet ska ogiltigförklaras. Det är upp till domstolen att avgöra hur det ligger till och det är de som tar beslutet. Vilka typer av avtal är det då som riskerar att ogiltigförklaras? Det brukar framför allt handla om olika direktupphandlingar, där det är svårt att verkligen vara helt exakt med beräkningarna och ligger man i gråzonen för gränsvärdena finns det skäl till att titta närmare på avtalet. Ett avtal kan också lösas upp om det har tecknats i strid med rådande regler, exempelvis om man gjort det under avtalsspärren eller under en förlängd sådan. Tiodagarsfristen är viktig att följa för att undvika detta. Dessutom riskerar landstingets avtal att ogiltigförklaras om det har tecknats redan innan tilldelningsbeslutet har skickats ut.

Ett ogiltigförklarat avtal är förödande. Det som händer efter det är att tilldelningsbeslutet rivs upp och civilrättslig ogiltighet träder i kraft. Det som också kommer att hända är att en retroaktiv ogiltighet börjar gälla och det innebär att allt det arbete som gjorts under upphandlingen ska återgå och är det inte möjligt så ska istället förmögenhetsläget återställas. Ett ogiltigförklarat avtal innebär dessutom att anklagande part har rätt till att ansöka om skadestånd för skada som de upplevt i samband med upphandlingsarbetet.

Det börjar säkert uppenbara sig för er att offentliga upphandlingar och direktupphandling är ett svårt arbete som kommer kräva mycket av verksamheten. Det finns sätt att skydda sig på för landsting och det är att säkerställa att det inte sker felaktigheter i agerande eller avtalsskrivande. Följer man dessutom vartenda steg av lagen om offentliga upphandlingar som kan man känna sig trygg. Utöver det så är det av yttersta vikt att man också agerar som en bra beställare och noggrant komponerar sitt förfrågningsunderlag på ett sätt som är tydligt, enkelt och konkret. Det är kvalitén på detta dokument som är helt avgörande för kommande process, då hela arbetet utgår ifrån denna förfrågan. En förfrågan får i offentliga verksamheter inte ändras och skulle den behövas ändras så behöver hela upphandlingen tas om från början. LOV är också det en del som landsting behöver ta ställning till och det innebär att landsting kan konkurrenspröva sin verksamhet genom att överlåta valet av utövare till invånaren. Denna lag är ett alternativ till LOU och tillämpas på handikapp- och äldreomsorg samt hälso- och sjukvårdstjänster.

Tips! Ta in flera offerter

  • Du slipper ringa runt
  • Inget köptvång
  • Manuellt granskade och godkända leverantörer
  • Du får in flera offerter
  • Du matchar offerterna och gör en bättre affär

Skapa en gratis prisförfrågan här!


Att upphandla rätt som landsting

Lagen om offentlig upphandling handlar om att offentliga myndigheter måste rätta sig efter ett antal lagar och regler för att för köpa in varor och tjänster till sin verksamhet.

Gör en bra upphandling som styrelse i bostadsrättsföreningen

En styrelse i en bostadsrättsförening har ansvaret för att se till att föreningens egendom och pengar hanteras på ett bra sätt.

Korrekt upphandling för föreningar

Det är en konst att göra bra och väl genomtänkta upphandlingar, oavsett vilket form av verksamhet man befinner sig i.

Kommunala upphandlingar på rätt sätt

Lagen om offentliga upphandlingar är ett verktyg som både hyllas och förkastas av många inom den offentliga verksamheten.

Upphandla korrekt som aktiebolag

När det gäller upphandlingar så måste man skilja mellan offentliga och privata aktiebolag.

Upphandla rätt som styrelse

Det man ska vara medveten om som styrelse är att man har diverse regler att rätta sig efter, speciellt när det handlar om upphandlingar och regler kring vad man får, inte får och bör göra när man ska köpa in något.

Upphandling för handelsbolag

Många handelsbolag är små med få anställda, och därför är kanske upphandling något som sällan är så aktuellt för dem.

Upphandlingar för privatpersoner

Upphandling är något som privatpersoner vanligtvis inte sysslar med i någon större utsträckning.

Upphandling för samfällighet

Samfälligheter finns i två olika former: delägarförvaltade och föreningsförvaltade. Detta gör att situationen mellan olika samfälligheter kan se väldigt olika ut när det gäller till upphandling.


Just nu

7e Augusti 201810:42
9e Maj 201809:58
Södra Stockholm
24e April 201822:26
24e Februari 201619:50
Södra Stockholm
  • Vi är orginalet sedan 2006

    Vi har hjälpt över 176 719 att hitta den rätta leverantören!

    Vi är stolta över det förtroende alla användare har visat genom att använda offerttjänster på iResponse.