Gör en bra upphandling som styrelse i bostadsrättsföreningen

En styrelse i en bostadsrättsförening har ansvaret för att se till att föreningens egendom och pengar hanteras på ett bra sätt. Många gånger är det så att egendomen behöver renoveras eller att det är något som måste bytas och det i sin tur innebär att man kommer att behöva göra ett omfattande inköp till föreningen. En bostadsrättsförening har ingen skyldighet att följa lagen om offentlig upphandling, men det kan fortfarande vara väldigt bra för föreningen att hantera processen efter vissa av de premisser som lagen säger. För att sammanfatta det hela på ett så enkelt sätt som möjligt: att plocka russinen ur upphandlingskakan.

En fråga som alla styrelser för föreningar kommer att behöva ställa sig är huruvida det behövs göras en större upphandling. Säkerligen har föreningen flertalet gånger varit i behov av att restaurera något eller bygga om, vilket i sin tur betyder att det redan finns en skapad kontakt i näringslivet ifrån vilket föreningen på nytt kan beställa tjänster. Bostadsrättsföreningar är som sagt inte skyldiga att följa lagen om offentlig upphandling (LOU) men det som alla upphandlingar grundar sig i är gemensamt för alla som behöver köpa in antingen produkter eller tjänster. Det handlar helt enkelt om att man har ett behov av något, något som man inte har verktygen eller kapaciteten till att lösa på egen hand.

Korrekt upphandling – styrelsens ansvar

Även om det är så att en upphandling normalt inte behövs genomföras så är det fortfarande ett bra instrument att använda sig av. Det finns många anledningar till det. Styrelsen har getts ett förtroende av föreningens medlemmar att förvalta pengarna på ett bra sätt och därför ligger det i styrelsens intresse att visa upp vad man planerar att göra med pengarna, samtidigt som man ger medlemmarna i föreningen en möjlighet att vara med i processen. Genom en upphandling kommer medlemmarna att på ett strukturerat sätt kunna följa med i händelseförloppet och även vara med och bidra med eventuella detaljer som kanske inte styrelsen har tänkt på.

Gängse norm brukar vara att man ska gå ut med anbud till ett antal olika entreprenörer. Tre olika brukar vara det antal som är den undre gränsen och det ger då styrelsen för bostadsrättsföreningen en möjlighet. Kanske är det så att det finns billigare och bättre alternativ på marknaden än de som man redan har använt sig av? Det, om något, visar då för föreningens medlemmar att styrelsen bryr sig om det kapital man har och att man försöker hitta kostnadseffektiva lösningar på arbetet.

Hur ska offerterna presenteras?

En upphandling innebär helt enkelt att man begär in prisförslag från olika entreprenörer på de produkter eller de tjänster som man har behov av att lösa. Det betyder alltså att man kommer att få ett antal olika offerter tillbaka. Vanligtvis brukar man i upphandlingstermer prata om att man får ett antal anbud, men för föreningar som inte lyder under samma lagar och regler som offentliga verksamheter så kan dessa anbud istället uppfattas som offerter. Den prisförfrågan som då en förening gör ska vara noggrann och detaljerad, allt för att alla inom föreningen, både medlemmar och styrelse, ska vara medvetna om vad det är som ingår och efterfrågas. När sedan offerterna kommer ska det vara tydligt hur entreprenören har ställt sig till prisförfrågan, hur de kommer att lösa efterfrågan, vilka detaljer som ingår och vad det hela kan tänkas kosta. Efter det har styrelsen uppgiften att välja rätt offert.

Vilken offert ska man välja?

Det beror helt och hållet på förutsättningarna. Efter att man skapat en offertförfrågan med förfrågningsunderlag från entreprenörerna så måste man gå tillbaka till innan utformningen. Vad ansåg man vara det absolut viktigaste i själva förfrågan? Var det priset? Kvalitén? Tiden? Precis som inom offentlig verksamhet så är detta ett sätt att hitta tydliga skiljelinjer mellan olika kostnadsförslag. Det här är inte ett krav som ställs av bostadsrättsföreningar att man ska göra, men för offentliga verksamheter är det en skyldighet att man redan innan specificerar vad som är det viktigaste. Allt som oftast blir det i de fallen priset som är det viktigaste, det är alltså det billigaste alternativet som kommer att vinna. Det behöver inte vara fallet för en bostadsrättsförening. Istället kan man välja att lyssna på sina medlemmar och beakta deras intressen och önskemål. Anbudsprocessen i offentlig verksamhet är sedan tidskrävande, där man måste ge utrymme för övriga entreprenörer att lämna in ett bestridande mot upphandlingen. Det behövs inte med bostadsrättsföreningar, man kan istället direkt gå på det man bedömer som bästa alternativet (utifrån de premisser man redan innan bestämt sig för) och låta arbetet sätta igång.

Kontrollera entreprenörerna

Som alltid är det mycket viktigt att man använder sig av pålitliga och kunniga företagare. Entreprenörerna man väl bestämmer sig för att anlita ska vara proffs inom sitt gebit och samtidigt kunna visa upp olika referenser som visar på att de har gjort liknande arbeten tidigare och det med lyckat resultat. Det är ofta många medlemmar som berörs i en bostadsrättsförening och därför är det av yttersta vikt att veta om entreprenörerna har hanterat liknande arbeten förut, med tanke på de störande moment som ett omfattande arbete innebär för de som bor i bostadsrättsföreningens egendom.

Förfrågningsunderlaget är extremt viktigt

En ofta använd mening är ”som du frågar får du svar” i olika sammanhang. Den gäller även när det kommer till upphandlingar. För att resultatet av upphandlingen ska bli så bra som möjligt så är det viktigt att man i förfrågningsunderlaget visar prov på kunskap. Man måste kunna ställa de rätta frågorna till entreprenörerna och det handlar inte om något så enkelt som ”vad kostar det?”. Därför är det klokt att som bostadsrättsförening att ta in experthjälp, sådana som har erfarenhet av liknande typer av upphandlingar. Det gör att man kan få en riktigt bra grund att stå på, vilket resulterar i att resultatet blir bättre.

Relevansen av information och avtal

Det gäller att som styrelse för en bostadsrättsförmedling hålla sina medlemmar uppdaterade om vad det är som gäller, hur lång tid det kommer att ta, när det börjar och är tänk att sluta samt vad resultatet förväntas bli. Dock så är det styrelsens ansvar att sköta förhandlingarna och teckna avtalen. Det handlar helt enkelt om sekretessfrågor gentemot entreprenören, uppgifter som kan skada entreprenören om de skyltas med på ett offentligt sätt i föreningen. Skriftliga avtal är alltid ett krav, inte minst med tanke på om det finns risk för framtida tvister mellan parterna. Dessa avtal är det bra om man går igenom med experter på området då det inte får finnas några kryphål som eventuellt kommer göra hela inköpet till en katastrof. Avtalets noggrannhet är också extremt viktigt på grund av att en bostadsrättsförening klassas som en näringsidkare, alltså inte en konsument. Det betyder att bostadsrättsföreningen inte skyddas av konsumentlagen, utan det är avtalet som är det avgörande pappret att rätta sig efter, för båda parter.

Tips! Ta in flera offerter

  • Du slipper ringa runt
  • Inget köptvång
  • Manuellt granskade och godkända leverantörer
  • Du får in flera offerter
  • Du matchar offerterna och gör en bättre affär

Skapa en gratis prisförfrågan här!


Att upphandla rätt som landsting

Lagen om offentlig upphandling handlar om att offentliga myndigheter måste rätta sig efter ett antal lagar och regler för att för köpa in varor och tjänster till sin verksamhet.

Gör en bra upphandling som styrelse i bostadsrättsföreningen

En styrelse i en bostadsrättsförening har ansvaret för att se till att föreningens egendom och pengar hanteras på ett bra sätt.

Korrekt upphandling för föreningar

Det är en konst att göra bra och väl genomtänkta upphandlingar, oavsett vilket form av verksamhet man befinner sig i.

Kommunala upphandlingar på rätt sätt

Lagen om offentliga upphandlingar är ett verktyg som både hyllas och förkastas av många inom den offentliga verksamheten.

Upphandla korrekt som aktiebolag

När det gäller upphandlingar så måste man skilja mellan offentliga och privata aktiebolag.

Upphandla rätt som styrelse

Det man ska vara medveten om som styrelse är att man har diverse regler att rätta sig efter, speciellt när det handlar om upphandlingar och regler kring vad man får, inte får och bör göra när man ska köpa in något.

Upphandling för handelsbolag

Många handelsbolag är små med få anställda, och därför är kanske upphandling något som sällan är så aktuellt för dem.

Upphandlingar för privatpersoner

Upphandling är något som privatpersoner vanligtvis inte sysslar med i någon större utsträckning.

Upphandling för samfällighet

Samfälligheter finns i två olika former: delägarförvaltade och föreningsförvaltade. Detta gör att situationen mellan olika samfälligheter kan se väldigt olika ut när det gäller till upphandling.


Just nu

7e Augusti 201810:42
9e Maj 201809:58
Södra Stockholm
24e April 201822:26
24e Februari 201619:50
Södra Stockholm
  • Vi är orginalet sedan 2006

    Vi har hjälpt över 176 522 att hitta den rätta leverantören!

    Vi är stolta över det förtroende alla användare har visat genom att använda offerttjänster på iResponse.