Kommunala upphandlingar på rätt sätt

Lagen om offentliga upphandlingar är ett verktyg som både hyllas och förkastas av många inom den offentliga verksamheten. Problemen med systemet är många. Det är bland annat svårt för människor som inte är insatta i lagen att överhuvudtaget försöka förstå den eller arbeta efter den, men det finns också många bra delar. Kommuner har, precis som vilken som helst annan verksamhet, ett behov av att köpa in saker till olika delar av den kommunala sektorn. Faktum är att det inte endast är lagen om offentliga upphandlingar som reglerar hur kommuner får köpa, det finns fler. Bland annat LUF, som berör olika enheter kring vatten, energi, transport och post. Det är ett stort och svårgripbart ämne, men skam den som ger sig.

De grundläggande principerna

För att kunna grotta ner sig in i allt vad lagen om offentlig upphandling innebär så får vi försöka ta det hela från början. Lagen om offentlig upphandling (LOU) är det regelverk som reglerar hur en upphandlande myndighet ska agera när de ska köpa in något till sin verksamhet. Det handlar om att hitta en leverantör som kan erbjuda de tjänster eller varor som myndigheten i fråga behöver och det kan man till slut få när man tilldelar leverantören ett kontrakt eller ingår ett ramavtal. Lagen om offentlig upphandling gäller, precis som vi sagt, inte alla inköp. Det som ryms under detta regelverk är varor, tjänster och byggentreprenad. Lagen om offentlig upphandling rör aldrig varor och tjänster som har med vatten, energi, transporter och posttjänster att göra, det är istället LUF som står för det. LUF står helt enkelt för lagen om upphandling inom områdena vatten, energi transporter och posttjänster.

Man kan tro att dessa saker är olika men så är sällan fallet. Faktum är att de olika lagarna är mycket nära släkt med varandra och själva tillvägagångssättet är likadant. Det handlar istället om att LOU har varit bristfällig i form av anpassning till specifika områden, därför finns LUF som tar hand om andra sektorer för att göra upphandlingen av olika saker lättare och mer hanterbara. Det som avgör, från fall till fall, vilka regler som ska användas är de så kallade tröskelvärdena. Tröskelvärdet är en beloppsgräns som det beräknade värdet av upphandlingen måste relateras till och beroende på det värdet så gäller olika regler. Inser man som myndighet att man kommer att hamna under tröskelvärdet så behöver man inte genomgå en fullskalig upphandling utan kan istället använda sig av direktupphandlingar.

Det finns flera alternativ till dessa två lagar. Lagen om valfrihet, LOV, är den lag som reglerar kommuner och landstingens konkurrensutsättning när det kommer till offentlig verksamhet inom vård och omsorg. Det är en lag som gör att patienten själv kan välja vem som ska sörja för dennes sjukvård bland de leverantörer som finns i valfrihetssystemet. Det betyder exempelvis alltså att patienten kan välja att söka vård i något annat landsting än det man bor i.

Det är inte bara i Sverige som dessa upphandlingsförfarande gäller. Det är nämligen så att när man följer svenska upphandlingsdirektiv så gör man det också enligt de skyldigheter som EU fastställt. Det är en uppsättning regler skapad av EU-rätten och det så kallade Government Procurement Agreement, som återspeglas i svenska upphandlingsdirektiv. Detta ligger också inom ramen för det regelverk som finns inom Världshandelsorganisationen. Anledningen till att detta direktiv instiftats av EU är för att en av EU:s friheter ska kunna ges fritt spelrum. Det handlar om den inre marknadens fria rörlighet av varor, tjänster, produkter och människor.

Den offentliga upphandlingens fem grundpelare

Kommuner är med andra ord skyldiga att följa denna lag när det handlar om inköp. Genom internationellt jämförbara principer innebär det att kommuner kan köpa varor och tjänster från vilket land som helst, i teorin. Det brukar dock inte bli fallet, av en mängd olika sociopolitiska och ekonomiska faktorer som vi inte kommer att gå in närmare på här. För att försöka oss på en sammanfattning om vad det handlar om, kommer vi här stylta upp de fem viktigaste grundpelarna för offentliga upphandlingar.

  • Principen om icke-diskriminering. Det är en av grundpelarna som handlar om att det är förbjudet för myndigheter och annan offentlig verksamhet att diskriminera företag och entreprenörer baserat på deras ursprung och nationalitet.
  • Principen om likabehandling. Offentliga verksamheter är enligt lagen underkastade att följa likabehandlingsregeln. Det handlar om att en offentlig verksamhet måste ge lika förutsättningar till alla som är presumtiva entreprenörer. Det handlar exempelvis om att man måste ge alla samma information vid samma tillfälle.
  • Principen om transparens. Hela den upphandlingsprocess som offentliga verksamheter företar ska innehålla öppenhet och förutsägbarhet. De förfrågningsunderlag som myndigheterna skickar ut ska vara väldigt klara och tydliga och innehålla alla de krav på de varor eller tjänster som ska upphandlas. När det kommer till öppenheten som finns det dock också ett visst mått av sekretess. Själva arbetet med att hitta leverantör är inte öppet för allmänheten, däremot är tillskrivningsbeslutet det, vilket gör att den ”klara” upphandlingen och alla dess delar också blir det och det ges en total insyn i arbetet som myndigheten gjort.
  • Proportionalitetsprincipen. De krav som den offentliga verksamheten ställer på de presumtiva entreprenörerna måste stå i rimlig relation till de varor eller tjänster som ska upphandlas. Det betyder alltså att kraven inte får vara för extrema och inte heller alldeles för lättvindiga utan hålla proportionerna. De krav som ställs ska vara lämpliga och nödvändiga för att syftet med upphandlingen ska kunna uppnås.
  • Principen om ömsesidigt erkännande. De intyg och certifikat som har utfärdats av behöriga myndigheter i länder som är medlemmar i EU måste också gälla de övriga medlemsländerna.

Vad är skillnaden mellan offentlig upphandling och inköp i privat sektor?

Om man ska vara riktigt krass så är de två olika baserade på exakt samma sak. Oavsett om man är en offentlig verksamhet eller en privat aktör så kommer man att behöva köpa in saker till verksamheten. Vart pengar kommer ifrån är viktigt, inte minst när de ska användas till andra syften, och de upphandlande myndigheterna finansierar sina inköp med allmänhetens pengar, alltså skatteintäkter. Därför finns lagen om offentlig upphandling, just för att skattemedlen är känsliga pengar och det måste redovisas noggrant hur de används. Upphandlande myndigheter måste också följa striktare lagar och regler på grund av detta.

Att använda sig av goda relationer är strängt förbjudet i offentliga sammanhang. En myndighet får helt enkelt inte vända sig till en leverantör som de tidigare använt sig av eller som de har hört bra saker om. Syftet med en offentlig upphandling är nämligen att alla företag som uppfyller de krav som den upphandlande myndigheten ställer på arbetet har en möjlighet att vara med och få lägga anbud för sina varor och tjänster. En upphandlande myndighet måste alltid vara objektiv till sina inköpsvägar och neutralitet till företagen är ett måste.

Kortfattad beskrivning av upphandlingsprocessen

Det är inte speciellt svårt att förstå att en offentlig upphandling kan dra ut på tiden. Tidsåtgången är betydligt längre än i den privata sektorn, speciellt när det gäller upphandlingar som görs över tröskelvärdet. Gängse norm för hur man som myndighet förhåller sig till själva förfrågningsunderlaget är att den på något sätt ska annonseras. Det handlar alltså om att göra det allmänt känt att myndigheten är ute efter att få ett arbete gjort, med varor eller tjänster, och det kräver att förfrågningsunderlaget är väldigt detaljerat och anger precis vad det är som efterfrågas och vilka krav som myndigheten ställer på leverantören. Kvalificerade företag får sedan skicka in anbud under anbudstiden där de beskriver vad de kan erbjuda och vilket pris som är aktuellt. Efter att företagen skickat in anbud och tidsfristen för anbuden har gått ut är det upp till den upphandlande myndigheten att kvalificera och utvärdera de anbud som man har tagit emot, för att slutligen bestämma vilken av entreprenörerna det är som bäst matchar kravspecifikationen. När det är klart så skickar man ut ett tilldelningsbeslut om vilka det är som har vunnit upphandlingen, men än är det inte över. Det är nu det riktigt krångliga kan börja. Efter beslutet har nämligen andra leverantörer under en viss tidsperiod (bestäms av hur beslutet skickades ut men normalt minst tio dagar) en möjlighet att överklaga beslutet, vilket betyder att upphandlingen måste prövas i förvaltningsrätten.

Om något skulle gå fel

Det är mycket som ska stämma för att det hela ska gå rätt till. Rätt typ av dokumentation, rätt typ av kommunikation och rätt typ av agerande under processen. Det allra viktigaste är att man är medveten om att man behöver göra en offentlig upphandling överhuvudtaget efter som andra sätt är rena lagbrott. Skulle kommuner inte göra dessa upphandlingar och blir dömda för brottet så kan de få böta upp till 10 miljoner kronor. Det gäller även när det kommer till direktupphandlingar, alltså inköp under tröskelvärdena.

När väl tilldelningsbeslutet har kommit ut så kan det uppstå en hel del problem. Det handlar om att vara väldigt noggrann i sitt förfrågningsunderlag som kommun för att man ska kunna ha ryggen fri när det kommer till leverantörer och om de eventuellt kommer att överklaga beslutet. Under den avtalsspärr som sätts in efter att beslutet gått ut så är det möjligt för leverantörer att överklaga eller ansöka om skadestånd i samband med upphandlingen till olika juridiska instanser. Det här är också möjligt att göra under pågående upphandling om företaget tror att kommunen begått lagbrott, vilket gör det än viktigare för beslutsfattarna inom kommunal verksamhet att ha ordning på sina papper och följa lagen om offentlig upphandling till punkt och pricka. Om det visar sig att förvaltningsrätten gör samma bedömning som överklagande företag har gjort innebär det att det kan utfärdas skadestånd eller att upphandlingen helt och hållet behöver göras om, vilket kommer ta än mer energi och kraft från alla parter. Det ska också sägas att en ny spärr för avtal sätts in så fort en överklagan kommit in, vilket betyder att kommunen inte får skriva avtal med leverantör under överprövningsprocessen.

När avtal är skrivet

Till slut kommer både kommun och leverantörer vara överens om vilka det är som har vunnit upphandlingen och detta kan som sagt ta väldigt lång tid om det vill sig illa. Dock är man inte fri som offentlig verksamhet bara för att avtalet är påskrivet och klart, det finns fler aspekter som man måste ta hänsyn till. Det går nämligen att överklaga ett avtal och bestrida dess giltighet. En domstol har möjlighet att ogiltigförklara ett avtal mellan myndighet och leverantör efter anmälan från någon annan leverantör. Framför allt brukar dessa avtal bestridas när det handlar om direktupphandling, då det är lätt att saker och ting kan gå fel i beräkningarna. Men ett avtal kan även ogiltigförklaras om det har tecknats i strid mot avtalsspärren eller en förlängd sådan. Tiodagarsfristen är också den extremt viktig att följa, för gör man inte det så riskerar man att avtalet blir ogiltigt, precis som man gör om man redan har skrivit avtal med leverantör innan tilldelningsbeslutet har meddelats.

Vad händer då om ett avtal ogiltigförklaras? Till att börja med så rivs det eventuella tilldelningsbeslutet upp och civilrättslig ogiltighet träder i kraft. Det betyder också att det blir en retroaktiv ogiltighet, vilket betyder att alla de prestationer som gjorts under upphandlingen mellan avtalsparterna ska återgå. Om det är så att prestationerna inte kan återgå så ska förmögenhetsläget återställas. Dessutom kan ett ogiltigt avtal betyda att skadestånd behöver betalas ut till den leverantör som lämnat in ansökan.

Som säkerligen har framgått nu så innebär upphandlingar och direktupphandlingar inom kommunala verksamheter rejält med arbete och förberedelser. Det absolut bästa sättet som kommuner kan skydda sig emot felaktigheter i agerande eller avtalsskrivande är att följa lagen om offentlig upphandling punkt efter punkt. Dessutom är det viktigt att vara en bra beställare som kan forma och skapa ett förfrågningsunderlag som innehåller alla de delar och krav som ett förfrågningsunderlag ska ha. Kvalitén på detta förfrågningsunderlag är avgörande, för gör man inte ett bra arbete med det dokumentet så betyder det att det fortsatta arbetet kommer att bli mer komplicerat, speciellt om man måste plocka in nya krav i förfrågningarna. Offentliga upphandlingar är trots allt ett verktyg som kanske inte är det effektivaste sättet som finns att köpa in saker till verksamheten men det är ett nödvändigt verktyg som går hand i hand med offentlighetsprincipen och internationella regler.

Tips! Ta in flera offerter

  • Du slipper ringa runt
  • Inget köptvång
  • Manuellt granskade och godkända leverantörer
  • Du får in flera offerter
  • Du matchar offerterna och gör en bättre affär

Skapa en gratis prisförfrågan här!


Att upphandla rätt som landsting

Lagen om offentlig upphandling handlar om att offentliga myndigheter måste rätta sig efter ett antal lagar och regler för att för köpa in varor och tjänster till sin verksamhet.

Gör en bra upphandling som styrelse i bostadsrättsföreningen

En styrelse i en bostadsrättsförening har ansvaret för att se till att föreningens egendom och pengar hanteras på ett bra sätt.

Korrekt upphandling för föreningar

Det är en konst att göra bra och väl genomtänkta upphandlingar, oavsett vilket form av verksamhet man befinner sig i.

Kommunala upphandlingar på rätt sätt

Lagen om offentliga upphandlingar är ett verktyg som både hyllas och förkastas av många inom den offentliga verksamheten.

Upphandla korrekt som aktiebolag

När det gäller upphandlingar så måste man skilja mellan offentliga och privata aktiebolag.

Upphandla rätt som styrelse

Det man ska vara medveten om som styrelse är att man har diverse regler att rätta sig efter, speciellt när det handlar om upphandlingar och regler kring vad man får, inte får och bör göra när man ska köpa in något.

Upphandling för handelsbolag

Många handelsbolag är små med få anställda, och därför är kanske upphandling något som sällan är så aktuellt för dem.

Upphandlingar för privatpersoner

Upphandling är något som privatpersoner vanligtvis inte sysslar med i någon större utsträckning.

Upphandling för samfällighet

Samfälligheter finns i två olika former: delägarförvaltade och föreningsförvaltade. Detta gör att situationen mellan olika samfälligheter kan se väldigt olika ut när det gäller till upphandling.


Just nu

16e Juni 201922:18
7e Augusti 201810:42
9e Maj 201809:58
Södra Stockholm
24e April 201822:26
  • Vi är orginalet sedan 2006

    Vi har hjälpt över 17 7 118 att hitta den rätta leverantören!

    Vi är stolta över det förtroende alla användare har visat genom att använda offerttjänster på iResponse.