Korrekt upphandling för föreningar

Det är en konst att göra bra och väl genomtänkta upphandlingar, oavsett vilket form av verksamhet man befinner sig i. Det skiljer sig ganska mycket mellan de olika formerna, framför allt när det kommer till hur regler ska tillämpas och följas. Men det finns också likheter. Själva grunden till att man planerar och arbetar fram ett förfrågningsunderlag är att man upplever ett behov som man behöver extern hjälp med att tillgodose. Anbuden, eller offerterna, som sedan kommer in är de man ska ta ställning till. Upphandling för föreningar kan se annorlunda ut och den största avgörande faktorn är huruvida det är en offentlig verksamhet eller en privat, men gränsdragningen är inte tydlig.

Vilka omfattas av lagen om offentlig upphandling?

För att från första början säkerställa vilka det är och inte är som omfattas av lagen om offentlig upphandling (LOU), så syftar detta stycke till att redogöra för vilka det är som har en skyldighet att följa lagen till punkt och pricka när man ska göra inköp till verksamheten. Det är viktigt att veta i vilken båt man befinner sig. Det flesta är fullständigt medvetna om det, men det har uppenbarligen visat sig leda till en del problem när det gäller utförandet. Det finns gott om exempel på offentliga verksamheter som helt har bortsett från lagen om offentlig upphandling och det är ett lagbrott. Så vilka är de då som omfattas?

De som måste följa denna lag benämns ofta som upphandlande myndigheter. Här ingår det statliga och kommunala myndigheter, dessutom ingår det landstingskommunala i detta. Ibland kan dessa olika former också finnas tillsamman i olika sammanhang och när de gör det så kommer de att betraktas som upphandlande myndigheter. Utöver dessa så definieras också vissa offentligt styrda organ som upphandlande. De offentligt styrda organen är kanske allra viktigast, som de kommunala och statliga bolagen och här ingår dessutom stiftelser och föreningar. Det finns emellertid visa krav på att ett sådant organ just ska definieras som offentligt upphandlande part. Det inbegriper bland annat att bolaget, stiftelsen eller föreningen ska tillgodose ett behov som finns i allmänhetens intresse, att det behovet inte har ett industriellt eller kommersiellt syfte och att organet faktiskt är offentligt styrt. Hur vet man då om ett organ är offentligt styrt? Jo, för att det ska anses som styrt av det offentliga så krävs det att det officiella utser mer än hälften av bolagets styrelsemedlemmar eller att bolaget till mer än hälften är finansierat av det offentliga.

Ovanstående bolag, som inte bedriver en rent kommersiell verksamhet, träffas alltså av lagen. Det är dock nu som reglerna brukar kunna krångla till det hela. Det är nämligen så att bolag som mestadels bedriver kommersiell, men ändå har ett antal uppdrag som inte är kommersiella, kommer att behöva anpassa sig till LOU. Det är till och med svårare att dra denna gräns när det kommer till stiftelser, privata bolag och speciellt föreningar. Det hela handlar om hur dessa olika aktörer finansieras. Som nämnts innan så definierar man en offentligt styrd verksamhet bland annat genom att de till mer än hälften är finansierat av det offentliga. Det betyder alltså att en förening som får bidrag från det offentliga, ett bidrag så uppgår till mer än hälften, eller ett privat bolag som vinner en upphandling som är värd mer än hälften av bolagets finansiering, kan uppfattas som upphandlande myndigheter enligt lagens mening och ska då följa LOU. Det är med andra ord en komplicerad röra, men utgångspunkten kommer vara att föreningar, stiftelser och privata bolag inte omfattas av lagen om offentlig upphandling, så till vida att de inte står för en verksamhet som uppfyller ett allmännyttigt behov. Intressant att notera är att teleoperatörer inte kan omfattas av lagen, oavsett hur de ägs eller styrs, detta tack vare ett särskilt undantag. För att ge exempel på företag som uppfattas som allmännyttiga, och därmed definieras som upphandlande myndighet, kan vi ta Samhall, Svenska Spel, SVT och Systembolaget.

Föreningen ansvarar för en korrekt utförd upphandling

Efter denna genomgång så kan det säkert vara så att man funderar på huruvida man som förening tolkas som en upphandlande myndighet eller inte, beroende på lagtextens krångliga formuleringar. Så länge ni som förening inte bedriver an allmännyttig verksamhet, till stora delar finansierad av det offentliga, så behöver ni inte känna er oroliga. Det är just kopplingen till det offentliga som avgör hur ni måste bedriva upphandlingar, och ser man exempelvis på bostadsrättsföreningar så täcks de inte av LOU eftersom att de är inte allmännyttiga och inte finansieras av offentliga medel i stor utsträckning. Det hör alltså snarare till vanligheterna att föreningar inte är bundna av lagen om offentlig upphandling, men det kan vara bra att veta hur man ska bete sig ifall det kommer frågor och funderingar kring ens roll i samhället som förening. Det är föreningens och styrelsens ansvar att känna till sin roll och veta hur man ska eller måste bedriva inköp och upphandlingar till den specifika föreningens verksamhet.

Hur borde offerterna se ut?

Att vilja köpa in något är lika mycket en prisförfrågan som det är ett förfrågningsunderlag. Det spelar ingen roll för de som agerar i det kommersiella, funktionen är fortfarande den samma, förutom att man inte spelar med samma spelregler som de offentligt styrda verksamheterna. Dessa förfrågningar är det extremt viktigt att de blir bra och här finns det mycket att hämta från lagen om offentlig upphandling, även för privata aktörer. Man brukar säga att som man frågar får man svar och det gäller även när det kommer till frågor om pris, kostnader och allt annat som man väljer att sätta i förfrågningsunderlaget.

I en offentlig upphandling så är det viktigt att följande delar finns med och det är bra för föreningar att ha med dessa punkter i sina förfrågningar för att man ska undvika att hamna i bekymmer och verkligen hålla ryggen fri. Genom en bra förfrågan som kommer man i slutändan att kunna teckna ett bra avtal som kommer att gynna båda parter. Specifika krav på leverantören är en av de delar som ska finnas med, där leverantören redogör för sin ekonomiska ställning och tekniska och yrkesmässiga kunskaper. Dessutom ska en kravspecifikation eller en uppdragsbeskrivning finnas med, där uppdraget beskrivs i detalj och vilka eventuella tekniska lösningar man vill se. Det ska också till en utvärderingsgrund där det lägsta priset eller det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet gynnas. Utvärderingsgrunden handlar om att presentera för entreprenörerna hur själva utvärderingen och urvalet kommer att gå till. I denna förfrågan är det också nödvändigt att specificera vilka kommersiella villkor som ska gälla under avtalsperioden, så som betalnings- och leveransvillkor. Det ska dessutom ingå administrativa bestämmelser där upphandlingsförfarandet, sista anbudsdag och anbudets giltighetstid finns presenterande. Ett förfrågningsunderlag får i offentliga verksamheter inte ändras under upphandlingens gång, vilket betyder att arbetet som görs innan är extremt viktigt. Upptäcker man som myndighet att det saknas krav i förfrågningen så måste upphandlingen göras om från början.

Hur väljer man entreprenörer?

Som offentlig aktör så är det ett omfattande arbete som ska till för att man ska kunna hitta rätt leverantör. Det är ett visst antal som måste förfrågas och det måste få ta tid och ge företagen ifråga en chans. Riktigt så noggrant är det inte för föreningar med kommersiella intressen. Snarare ligger deras problem i att hitta leverantörer överhuvudtaget. Ett avtal med en myndighet är eftertraktat eftersom att det kommer att innebära en stadig ström av intäkter om man vinner, men en förening är inte riktigt lika intressant, speciellt om det är så att den är i mindre storlek. Det handlar som förening om att bygga upp ett nätverk av pålitliga entreprenörer som man kan vända sig till vid minsta behov. Som förening har man säkert samarbeten med andra och genom dem är det då fullt möjligt att hitta bra entreprenörer, dessutom får föreningen samarbetspartnerns intyg på att de kan lösa det problem som föreningen har.

Känner man sig osäker inför olika leverantörer så kan man be dem om ett test. Genom en testbeställning så kan man få tydliga svar på om de besitter förmågan att göra det man efterfrågar. Som förening är det viktigt att också vända sig till flera och hämta in flera offerter, vilket gör att man på ett bättre sätt kan granska de olika anbuden och göra en bättre bedömning utifrån de olika premisser man hade i förfrågan. Antalet man ska välja är lite upp till var och en av föreningarna, dock brukar ett bra antal att börja med vara tre stycken olika entreprenörer.

Avtal av yttersta vikt

När man sedan gjort klart med alla regler kring upphandlingen och man hittat och valt en leverantör som kan sörja för ens behov är det viktigt att man sätter sig ner och ritar upp ett avtal med precis alla detaljer som föreningen som beställare vill ha med. Det är viktigt att de finns med för annars finns risken för att tvister uppstår. Har föreningen gjort ett bra arbete med förfrågningsunderlaget så finns det mycket att hämta där till avtalet eftersom vald entreprenör och beställaren redan befinner sig på samma våglängd. Detaljerna ska dock finnas i avtalet för att allt ska kunna gå rätt till och för att beställaren ska kunna känna sig säker.

Tips! Ta in flera offerter

  • Du slipper ringa runt
  • Inget köptvång
  • Manuellt granskade och godkända leverantörer
  • Du får in flera offerter
  • Du matchar offerterna och gör en bättre affär

Skapa en gratis prisförfrågan här!


Att upphandla rätt som landsting

Lagen om offentlig upphandling handlar om att offentliga myndigheter måste rätta sig efter ett antal lagar och regler för att för köpa in varor och tjänster till sin verksamhet.

Gör en bra upphandling som styrelse i bostadsrättsföreningen

En styrelse i en bostadsrättsförening har ansvaret för att se till att föreningens egendom och pengar hanteras på ett bra sätt.

Korrekt upphandling för föreningar

Det är en konst att göra bra och väl genomtänkta upphandlingar, oavsett vilket form av verksamhet man befinner sig i.

Kommunala upphandlingar på rätt sätt

Lagen om offentliga upphandlingar är ett verktyg som både hyllas och förkastas av många inom den offentliga verksamheten.

Upphandla korrekt som aktiebolag

När det gäller upphandlingar så måste man skilja mellan offentliga och privata aktiebolag.

Upphandla rätt som styrelse

Det man ska vara medveten om som styrelse är att man har diverse regler att rätta sig efter, speciellt när det handlar om upphandlingar och regler kring vad man får, inte får och bör göra när man ska köpa in något.

Upphandling för handelsbolag

Många handelsbolag är små med få anställda, och därför är kanske upphandling något som sällan är så aktuellt för dem.

Upphandlingar för privatpersoner

Upphandling är något som privatpersoner vanligtvis inte sysslar med i någon större utsträckning.

Upphandling för samfällighet

Samfälligheter finns i två olika former: delägarförvaltade och föreningsförvaltade. Detta gör att situationen mellan olika samfälligheter kan se väldigt olika ut när det gäller till upphandling.


Just nu

7e Augusti 201810:42
9e Maj 201809:58
Södra Stockholm
24e April 201822:26
24e Februari 201619:50
Södra Stockholm
  • Vi är orginalet sedan 2006

    Vi har hjälpt över 176 522 att hitta den rätta leverantören!

    Vi är stolta över det förtroende alla användare har visat genom att använda offerttjänster på iResponse.