Upphandla korrekt som aktiebolag

När det gäller upphandlingar så måste man skilja mellan offentliga och privata aktiebolag. Offentliga aktiebolag är då kommunala och statliga aktiebolag. Dessa lyder under lagen om offentliga upphandlingar, vilket privata aktiebolag inte gör. Det innebär att förutsättningarna när det gäller upphandlingar mellan de två skiljer sig rätt så markant. Kort sagt så har offentliga aktiebolag fler regler att följa, och därmed mindre valfrihet. Det behöver dock inte enbart vara något negativt, och rent teoretiskt så är risken för korruption mindre med en offentlig upphandling än en privat. Om det också verkligen är så i praktiken är mer tveksamt.

Skillnader mellan offentliga och privata aktiebolag

Det finns en stor mängd regler ett offentligt aktiebolag måste följa, som inte gäller privata sådana. Men flera av de regler som presenteras i lagen om offentliga upphandlingar kan det ändå vara vettigt att hålla ett öga på som privat aktiebolag, då de faktiskt siktar till att försäkra sig om att bolaget väljer det som är bäst. Offentliga företag måste därför bland annat ha utvärderingskriterier, som man använder sig av när det gäller vilket anbud man väljer. Dessa kriterier måste sedan redovisas, så att de olika intressenterna vet vad som gäller. Även ett privat företag gör klokt i att använda sig av något liknande system, även om man av olika anledningar kanske inte vill redovisa de kriterier man använder sig av.

Vikten av att göra rätt

Det är viktigt att se till att upphandlingen går rätt till, och att man anlitar rätt företag av flera skäl. Först det rent självklara: det är bra för bolaget att göra bra affärer. Att upphandlingen resulterar i bra kvalitet till ett bra pris är eftersträvansvärt, och leder direkt till det andra skälet: ansvar. Det är den som sköter upphandlingen som kommer att få stå till svars för hur den gick till och vad som eventuellt gick fel, på bolagsstämman. Bra procedurer är till för att upphandlingar ska ge bästa resultat; men det är omöjligt att garantera framgång. Alla upphandlingar innebär en viss risk, och kan man då visa att man skött den korrekt så är det en fördel. För allmänna bolag finns det också möjlighet för överprövning om en leverantör anser att upphandlingen skett felaktigt, och även möjligheten att få betala skadestånd om det visar sig att ”fel” leverantör vann. Den risken finns inte på samma sätt för privata aktiebolag, men upphandlingar kommer att fungera bättre om man tänker sig att de fanns där.

Hur ska offerterna presenteras

För privata aktiebolag finns inga krav på upphandlingar som för offentliga, men förfarandet att ta in flera offerter från olika leverantörer för att sedan välja den bästa kan, i princip, sägas vara ungefär samma sak. För att få bästa villkor gäller det då att se dem som mer än kostnadsförslag, och offerter från olika leverantörer bör därför presenteras på ett likartat sätt, så att de kan jämföras fullt ut. Som privat aktör har man här fördelen att man kan välja vilka leverantörer man vänder sig till med offertförfrågningar, och kan därmed begränsa antalet offerter till leverantörer som man vet är seriösa och kunniga. Det är här olika utvärderingskriterier som kan vara mycket användbara, där saker som kostnad, tid och annat relevant viktas på olika sätt, så att man sedan kan se objektivt vilken som är ”bäst”.

Vilka leverantörer?

Att bestämma vilka leverantörer man ska begära in offerter från som privat aktiebolag är en process i sig; speciellt i början innan man hunnit bygga upp ett nätverk av pålitliga leverantörer. Ett sätt är genom sitt sociala nätverk med andra företag: vilka leverantörer har de använt sig av, och vilka har fungerat bra respektive dåligt? Problemet med detta är att det kan begränsa ens urval, och man kan därför med fördel försöka leta reda på olika alternativ som verkar intressanta. Här kan också personliga kontakter och ens egna intryck vara viktigt: verkar det vara ett seriöst företag eller ej? Om en leverantör verkar vara intressant, men oprövad, så kan man med fördel använda sig av ”provbeställningar”, för att försöka avgöra vilken kapacitet och kvalitet de håller. Hur många leverantörer man sedan ska begära in offerter från är lite svårare att säga: för få innebär att man helt enkelt inte har så mycket att välja mellan, och för många kan göra det hela oöverskådligt, och därmed svårt att välja rätt. Sedan begränsas man också av uppdragets komplexitet: om ens uppdrag är något som få leverantörer kan leverera så bör man definitivt inte försöka hitta fler alternativ bara för den sakens skull. I normalfallet kan man säga att 4-6 offerter är en bra nivå att ligga på. Förutsatt då att man gjort sitt jobb väl och hittat seriösa kandidater.

Vad händer om det går fel

Oavsett hur bra den offert man än väljer ser ut, och hur kunnig leverantören än är, så kan man aldrig garantera sig mot fel. ”Force majeure” är ett uttryck som benämner sådant som inte kan förutses – blixtnedslag, jordbävningar och liknande. Riktigt så dramatiskt behöver det inte vara, men om leverantören man anlitar drabbas av exempelvis magsjuka hos en eller flera nyckelpersoner som arbetar med uppdraget till er, så kan det oundvikligen innebära förseningar. Dessutom finns ju, som alltid, den mänskliga faktorn. Därför är det viktigt att det i det avtal som tas fram tydligt framgår vad som gäller i dessa fall. Detta bör definitivt vara något som finns med som en faktor i förfrågningsunderlaget – det underlag som lämnas ut till de olika leverantörerna, och som de har som grund när de gör sina offerter. För offentliga upphandlingar är sådana ett krav, och det måste där också framgå hur urvalet kommer att gå till. För privata bolag finns inga sådana krav, men det är, som tidigare nämnts, viktigt att de olika offerter man tar in är likartade, så att man kan jämföra dem.

Vad händer vid tvist?

Det är oundvikligt att man då och då är missnöjd med resultatet, på ett sätt som inte entydigt behandlas i avtalet. Det kan handla om att resultatet inte riktigt är vad ni förväntade er, eller att den kräver visst extraarbete för att bli tillfredsställande, samtidigt som det inte entydigt går att säga att kraven i avtalet inte uppfylls. Det är här viktigt med personliga relationer, så att det hela kan lösas till båda parters tillfredsställelse. Om det handlar om en leverantör som visat sig duglig, eller som man haft ett gott samarbete med tidigare, så handlar det om kommunikation och ett givande och tagande. Kanske kan de göra de förändringar som krävs, men till ett reducerat pris eller i bästa fall gratis, för att främja möjligheterna till framtida samarbete. I de fall det hela inte fungerar, så är det bara att ta lärdom av det hela, och välja en annan leverantör nästa gång.

Tips! Ta in flera offerter

  • Du slipper ringa runt
  • Inget köptvång
  • Manuellt granskade och godkända leverantörer
  • Du får in flera offerter
  • Du matchar offerterna och gör en bättre affär

Skapa en gratis prisförfrågan här!


Att upphandla rätt som landsting

Lagen om offentlig upphandling handlar om att offentliga myndigheter måste rätta sig efter ett antal lagar och regler för att för köpa in varor och tjänster till sin verksamhet.

Gör en bra upphandling som styrelse i bostadsrättsföreningen

En styrelse i en bostadsrättsförening har ansvaret för att se till att föreningens egendom och pengar hanteras på ett bra sätt.

Korrekt upphandling för föreningar

Det är en konst att göra bra och väl genomtänkta upphandlingar, oavsett vilket form av verksamhet man befinner sig i.

Kommunala upphandlingar på rätt sätt

Lagen om offentliga upphandlingar är ett verktyg som både hyllas och förkastas av många inom den offentliga verksamheten.

Upphandla korrekt som aktiebolag

När det gäller upphandlingar så måste man skilja mellan offentliga och privata aktiebolag.

Upphandla rätt som styrelse

Det man ska vara medveten om som styrelse är att man har diverse regler att rätta sig efter, speciellt när det handlar om upphandlingar och regler kring vad man får, inte får och bör göra när man ska köpa in något.

Upphandling för handelsbolag

Många handelsbolag är små med få anställda, och därför är kanske upphandling något som sällan är så aktuellt för dem.

Upphandlingar för privatpersoner

Upphandling är något som privatpersoner vanligtvis inte sysslar med i någon större utsträckning.

Upphandling för samfällighet

Samfälligheter finns i två olika former: delägarförvaltade och föreningsförvaltade. Detta gör att situationen mellan olika samfälligheter kan se väldigt olika ut när det gäller till upphandling.


Just nu

16e Juni 201922:18
7e Augusti 201810:42
9e Maj 201809:58
Södra Stockholm
24e April 201822:26
  • Vi är orginalet sedan 2006

    Vi har hjälpt över 17 7 118 att hitta den rätta leverantören!

    Vi är stolta över det förtroende alla användare har visat genom att använda offerttjänster på iResponse.