Upphandla rätt som styrelse

Det man ska vara medveten om som styrelse är att man har diverse regler att rätta sig efter, speciellt när det handlar om upphandlingar och regler kring vad man får, inte får och bör göra när man ska köpa in något. Upphandlingar handlar i grund och botten om att tillfredsställa ett behov. Det finns ingen verksamhet som är experter eller har kapaciteten för att göra allt, därför måste man vända sig till externa aktörer när man har ett behov som man inte själv kan tillfredsställa inom verksamheten. Styrelser brukar också se ganska annorlunda ut beroende på vilket område som de verkar i, det som dock är gemensamt med arbetet är att styrelsearbetet går till på samma sätt.

En styrelse är en konstellation av människor som har fått förtroendet att sörja för organiserandet och förvaltandet av ett aktiebolag, en förening, en stiftelse eller någon annan form av juridisk person. Det betyder alltså att begreppet styrelse innefattar mängder av aspekter och vinklar och är med andra ord inte ett lätt begrepp att sätta fingret på, inte minst när det kommer till hur styrelser ska hantera och verka när det behöver köpa in, det vill säga upphandla, till det som de är styrelse för.

Olika regler för olika styrelser

Lagen om offentlig upphandling gäller alla de som verkar inom någon offentlig verksamhet. Det betyder alltså att styrelser som basar över en offentlig verksamhet är bundna av den lagen och det i sin tur betyder att förfarandet kring upphandlingarna är betydligt snårigare än om det hade varit för ett privat aktiebolag eller en annan privat aktör. Den här skillnaden är av yttersta vikt att göra innan man kan börja sätta sig in i reglerna. En styrelse måste vara medveten om var de befinner sig för att veta vilka regler som de är skyldiga att följa.

Lagen om offentlig upphandling har debatterats mycket i många år. Det sägs att det är ett väldigt byråkratiskt verktyg som enbart ser till kostnaderna och att valet alltid landar på det som är billigast. Det finns en del fog för den kritik som framförs kring systemet men man ska dock vara medveten om att det finns där av en anledning och att funktionen är viktig. Det kommer att innebära att valfrihet och kompromisser blir allt svårare för styrelser som verkar inom det offentliga, men det som är fördelen med en offentlig upphandling är just det att den är offentlig.

Det betyder att alla handlingar, priser, prisförslag, förfrågningsunderlag och anbud är öppna för offentligheten att ta del av. Det blir alltså offentliga handlingar och det kräver då att styrelsen för den offentliga verksamheten gör sitt arbete mycket noga innan en upphandling kan starta. På så sätt så motarbetas korruption i det offentliga, vilket är ett väldigt viktigt inslag. Visserligen ska det sägas att många kommuner och landsting inte har koll på eller väljer att strunta i lagen om offentlig upphandling och köper in trots att de begår ett lagbrott. Det har uppdagats flera fall av detta runt om i hela Sverige. Frågan är dock om de medvetet väljer att strunta i det eller om det är ett misstag.

Upphandlingsförfarande för offentliga styrelser

En offentlig upphandling för en offentlig verksamhet handlar om de åtgärder som en upphandlande part måste gå igenom för att tilldela en aktör ett kontrakt eller ingå ett ramavtal. Det rör allt som har med varor, tjänster eller byggentreprenader att göra. Meningen med dessa upphandlingar i offentlig verksamhet är precis som i det privata, att använda de pengar som man har (i detta fall offentliga medel i form av skatteintäkter) till att finansiera upphandlingen. Detta görs då genom att styrelsen i den offentliga verksamheten söker upp och drar nytta av den konkurrens som finns på den aktuella marknaden. Genom den offentliga upphandlingen och de grundförutsättningar som sätts i förfrågningsunderlag kan entreprenörerna genom regelverket tävla på lika villkor, det handlar alltså för entreprenörerna om att anpassa sitt anbud för att bäst matcha det som den offentliga verksamheten efterfrågar. Dessa anbud, eller offerter, ska både vara prisvärda och ha kvalité för att de till slut ska ha en chans att väljas.

Korrekt upphandling alltid styrelsens ansvar

Det spelar ingen roll om det rör sig om det privata eller det offentliga. Ett större inköp, alltså en upphandling, kommer alltid ytterst vara styrelsens ansvar och de ska se till att allting går rätt till för att ingenting ska kunna gå fel i förfarandet. De regler som Sverige har beträffande upphandling går hand i hand med de som är lagstiftade i EU och genom att följa de regler som finns i LOU så kommer man också att kunna handla med andra länder inom EU på samma sätt. Det gör alltså att man inte är begränsad som offentlig verksamhet till svenska aktörer, utan kan bidra till att den inre marknaden i EU lever och upprätthåller tanken om fri rörlighet av varor och tjänster.

Hur ska offerterna se ut?

Vi har redan varit inne på det men det tål att tas upp igen. Det som är viktigt att känna till är att kvalitén på förfrågningsunderlaget kommer att reflekteras i de offerter som man får in. Det betyder alltså att förarbetet kring en upphandling är extremt viktigt, vilket i sin tur betyder att man måste ha erfarenhet av att ha gjort liknande arbetet tidigare för att kunna hålla ryggen fri. Det är bra i dessa lägen, främst som privat styrelse, att ta in experthjälp som kan vägleda styrelsen genom det omfattande arbete som en upphandling innebär. I det offentliga är man mer van vid att arbeta med upphandlingar, speciellt med tanke på att man till skillnad från privata aktörer är bundna av lagen om offentlig upphandling. Det brukar därför finnas människor med specifika arbetsuppgifter att ta fram förfrågningsunderlaget i offentliga verksamheter.

Om man har gjort sitt arbete väl så innebär det att offerterna kommer att se lika bra ut. Det betyder i sin tur att man lättare kan jämföra och ta ställning till vilket av alternativen som kan erbjuda den bästa lösningen utifrån de premisser man satt i förväg. Dessa argument är ett måste för offentliga verksamheter, något som de måste följa. De får alltså inte ändra sig under upphandlingens gång. Det är privata styrelser inte bundna vid att göra. I anbuden, eller offerterna, ska det tydlig framgå vad det är som gäller, vilket arbete det är som ska göras, hur lång tid det beräknas att ta samt hur mycket det kommer att kosta. Man kan exempelvis ha ”kortast tid” eller ”vad kostar det” som huvudargument i sin upphandling och de entreprenörer som kan erbjuda det måste väljas av en styrelse i offentlig verksamhet. Som sagt så är den privata sfärer inte bundna vid lagen, men själva förfarandet är minst sagt fördelaktigt även för dem, med tanke på att det kan underlätta arbetet kring inköp betydligt.

Direktupphandling – genvägen

Något som offentliga verksamheter också måste rätta sig efter är att de själva gör en beräkning på vad det hela kan tänkas kosta. Det betyder att det måste finnas stor kunskap inom verksamheten för att man ska kunna göra en så bra uppskattning som möjligt. Är det så att beräkningarna på upphandlingen bli hyfsat låga så finns det möjligheter för offentliga verksamheter att ta en genväg. Genom en direktupphandling eliminerar man många av de steg som gör att processen kan ta lång tid. Det hela handlar om att hamna under tröskelvärdena. Direktupphandlingar är perfekta för enstaka inköp, men om man gör det upprepade antal gånger under ett år så måste man räkna in varje gång, vilket betyder att planering av verksamheten är extremt viktig. Det man dock bör vara medveten om är att de flesta offentliga verksamheter redan har klara upphandlingar och påskrivna avtal med olika entreprenörer. Det betyder att det redan kan finnas en leverantör som kan erbjuda det man behöver, vilket i sin tur betyder att man begår avtalsbrott om man direktupphandlar från en konkurrerande aktör.

Hur går en upphandling till?

Det har redan fastställts att det skiljer mycket på huruvida det är en styrelse för en offentlig verksamhet som håller i trådarna eller om det är en styrelse för en privat aktör. Det som är gemensamt för de båda är att de har det yttersta ansvaret för alla inköp, de upphandlingar, som görs och att upphandlingar i sig grundar sig på ett behov som styrelsen uppfattar att det finns. Med det sagt så är det endast offentliga verksamheter som är tvingade att följa lagen till punkt och pricka, men det finns mycket bra att hämta i detta arbete även för privata aktörer. Här nedan följer en kortfattad beskrivning av hur en process kring en upphandling för en offentlig aktör normalt kan se ut.

  • Planering

    När verksamheten upplever att man har ett behov ska det göras en behovsanalys och efter det arbetas fram ett förfrågningsunderlag. Man räknar också på den möjliga kostnaden och vanligtvis brukar man marknadsföra upphandlingen genom annonser i olika tidningar. Efter det så börjar man ta in anbudsförfrågningar från företag och börjar arbetet med att utesluta leverantörer.
  • Upphandlingsprocessen

    Nu börjar verksamheten att noggrant kolla igenom de olika entreprenörernas anbud. Det handlar om att se hur de har kvalificerat sig gentemot den förfrågan som man skickade ut i förfrågningsunderlaget, med exempelvis varor eller tjänster. Ofta är det här som priset blir det viktigaste. Offentliga medel ska det helst sparas med, så därför är det en viktig fråga i alla offentliga upphandlingar. När man sedan kommit fram till de som kan göra det bäst (och billigast) går man ut med ett tilldelningsbeslut. Beroende på hur tilldelningsbeslutet har skickats så börjar nu en avtalsspärr att gälla. Under denna tid så kan de andra entreprenörer som inte blivit valda, men ändå varit med i urvalet, överklaga tilldelningsbeslutet och gör de det så måste denna överklagan prövas, vilket betyder att det kan ta väldigt lång tid ibland mellan tilldelning av uppdrag och påskrivet avtal.
  • Avtalsperioden

    När det då till slut står klart vilka det är som vinner upphandlingen och det inte längre finns någon överklagan eller tvist i förvaltningsrätten, samtidigt som tiden för avtalsspärren har gått ut, kan nu styrelsen för den offentliga verksamheten teckna avtal med entreprenören. Det är viktigt att avtalet innehåller allt det som efterfrågas och att båda parter är helt på det klara med vad som gäller, även kring olika försäkringar. När sedan avtalet är påskrivet inleds avtalsperioden (en begränsad sådan) med återkommande uppföljningar.

Tips! Ta in flera offerter

  • Du slipper ringa runt
  • Inget köptvång
  • Manuellt granskade och godkända leverantörer
  • Du får in flera offerter
  • Du matchar offerterna och gör en bättre affär

Skapa en gratis prisförfrågan här!


Att upphandla rätt som landsting

Lagen om offentlig upphandling handlar om att offentliga myndigheter måste rätta sig efter ett antal lagar och regler för att för köpa in varor och tjänster till sin verksamhet.

Gör en bra upphandling som styrelse i bostadsrättsföreningen

En styrelse i en bostadsrättsförening har ansvaret för att se till att föreningens egendom och pengar hanteras på ett bra sätt.

Korrekt upphandling för föreningar

Det är en konst att göra bra och väl genomtänkta upphandlingar, oavsett vilket form av verksamhet man befinner sig i.

Kommunala upphandlingar på rätt sätt

Lagen om offentliga upphandlingar är ett verktyg som både hyllas och förkastas av många inom den offentliga verksamheten.

Upphandla korrekt som aktiebolag

När det gäller upphandlingar så måste man skilja mellan offentliga och privata aktiebolag.

Upphandla rätt som styrelse

Det man ska vara medveten om som styrelse är att man har diverse regler att rätta sig efter, speciellt när det handlar om upphandlingar och regler kring vad man får, inte får och bör göra när man ska köpa in något.

Upphandling för handelsbolag

Många handelsbolag är små med få anställda, och därför är kanske upphandling något som sällan är så aktuellt för dem.

Upphandlingar för privatpersoner

Upphandling är något som privatpersoner vanligtvis inte sysslar med i någon större utsträckning.

Upphandling för samfällighet

Samfälligheter finns i två olika former: delägarförvaltade och föreningsförvaltade. Detta gör att situationen mellan olika samfälligheter kan se väldigt olika ut när det gäller till upphandling.


Just nu

7e Augusti 201810:42
9e Maj 201809:58
Södra Stockholm
24e April 201822:26
24e Februari 201619:50
Södra Stockholm
  • Vi är orginalet sedan 2006

    Vi har hjälpt över 176 522 att hitta den rätta leverantören!

    Vi är stolta över det förtroende alla användare har visat genom att använda offerttjänster på iResponse.