Upphandling för handelsbolag

Många handelsbolag är små med få anställda, och därför är kanske upphandling något som sällan är så aktuellt för dem. Men ibland kommer man att behöva ta in tjänster eller produkter utifrån, och då är det självklart vettigt att inte välja första bästa, utan att välja på ett sätt liknande det som sker vid offentliga upphandlingar – givetvis då utan det regelrytteri och stelbenthet som kännetecknar dessa. I stället bör man använda sig av det bästa från offentliga upphandlingar, och tillämpa dem på ett sätt som bäst passar ens handelsbolag. Att man som handelsbolag har betydligt mer frihet vad gäller hur man vill gå tillväga jämfört med offentliga företag är en enorm fördel, som bör utnyttjas till fullo.

Ett handelsbolag består av två eller fler juridiska personer (det vill säga riktiga människor, aktiebolag och så vidare). Dessa juridiska personer är sedan direkt ansvariga för bolaget, vad gäller både avtal och skulder, vilket kan göra det extra viktigt att upphandlingar och avtal förlöper utan problem. Handelsbolag omfattas i regel inte av lagen om offentliga upphandlingar, men det kan ändå vara viktigt att använda sig av delar av den, exempelvis genom upprättande av FFU (förfrågningsunderlag). I mångt och mycket bör det hela gå till på liknande sätt som för privata aktiebolag vad gäller saker som offertförfrågningar, kostnadsförslag och liknande.

Vikten av att göra rätt

I en enskild firma är alla delägare personligen ansvariga rent ekonomiska, vilket då självklart kan leda till stora problem om något skulle gå fel. Då ansvarsnivån är högre än i exempelvis ett aktiebolag, så är det således extra viktigt med försiktighet, även om ett visst risktagande är en del av allt företagande. Handelsbolag lyder inte under lagen om offentliga upphandlingar; vilket är ett plus på många sätt och vis, då LOU ju är behäftade med vissa brister som på kort tid skulle kunna ruinera vilket handelsbolag som helst. Däremot kan vissa delar av LOU användas, exempelvis vad gäller upprättande av utvärderingskriterier, och förfrågningsunderlag. Självklart då utan att använda sig av de delar av båda dessa som passar mindre bra för privata företag.

Val av leverantörer

Att välja rätt leverantör är något som kan kräva en del arbete, men som kommer att löna sig jämfört med att bara fråga ”vad kostar det” och sedan välja någon som sedan ger ett orimligt lågt kostnadsförslag. Det första steget är att ordna fram ett bra förfrågningsunderlag. Vad som ska ingå i ett sådant varierar, men förutom självklarheter som vilken typ av produkt som efterfrågas och vad ni förväntar er av den, så ska den gärna också specificera vad som bör ingå i offerten. I offentliga upphandlingar måste det även ingå vilka kriterier ni kommer att utgå från när ni gör ert val; något som inte är en nödvändighet för ett handelsbolag. Dessa kriterier syftar till att leverantörerna ska kunna överpröva ens beslut, något som vanligtvis inte berör handelsbolag. Ett bra förfrågningsunderlag är viktigt för att de offerter ni får in ska kunna jämföras på bästa möjliga sätt.

Hitta möjliga leverantörer

Att göra som allmänna bolag och företag vid offentliga upphandlingar och bjuda in alla företag till upphandling är inte att rekommendera, det lockar lätt till sig alltför många oseriösa leverantörer. Att hitta rätt leverantörer som man vill ta in offerter från är därför ett viktigt arbete, som man inte bör spara in på. Kort sagt så gäller det att hitta seriösa leverantörer som gör ett bra jobb till en rimlig penning – nog så svårt. Det är även viktigt att välja en leverantör som är ”lätt att ha att göra med”. Detta lite vaga uttryck innebär helt enkelt att leverantören är känd (kanske genom tidigare samarbeten med er) för att inte krångla om ni får problem, utan gör det lilla extra för att ni ska bli nöjda.

Eftersom det är så viktigt att allting fungerar smidigt, så kolla in referenser, och se efter om de som tidigare anlitat företaget för liknande arbeten är nöjda, och vad deras omdömen är. Det är även ett utmärkt sätt att bygga sitt nätverk med branschkollegor, vilket ytterligare underlättar sökandet efter möjliga leverantörer. Hur många alternativ du bör välja att be om offerter från varierar, men det ska nog helst vara tre, och gärna fem. Beroende på vad det rör sig om, så kan man dock begränsas av att det inte finns så många leverantörer av just det man vill ha.

Granskning av offerter

Efter att man då fått in offerter från intressanta leverantörer gäller det så att jämföra dem, för att så objektivt som möjligt kunna välja den som är bäst. Här kan man då med fördel använda sig av olika utvärderingskriterier, för att på så sätt kunna ranka de olika offerterna utifrån de saker som är viktiga. Vad som är de viktigaste kriterierna kommer givetvis att variera beroende på vad det hela gäller. Är det till exempel konstruktion av ett datorprogram ni tänkt använda under många år, så är det exempelvis viktigt att avtalet innehåller en uppgörelse om service och teknisk hjälp för en längre tidsperiod. Man bör definitivt inte enbart se på priset och välja det billigaste.

En offert är ju också bara ord och siffror på ett papper (eller i en datorfil), och det är ju inte helt säkert att leverantören kan leva upp till det som står där i. Även om de erbjuder sig att ersätta er om exempelvis leveransen fördröjs eller om produkten inte håller måttet, så är det föga tröst, då ert bolags utveckling hållits tillbaka, och ni kanske måste hitta en ny leverantör.

Om du väljer ”fel” leverantör

Konsekvenserna av att välja fel leverantör av en produkt kan bli ödesdigra för mindre handelsbolag, och det är därför det är viktigt att avtalet är mycket tydligt, så att ansvarsfrågan är lätt att reda ut. De ekonomiska problem som kan uppstå faller helt på delägarna, eller om det rör sig om ett kommanditbolag på komplementären. Avtalet bör då vara utformat så att det innebär minimalt med ekonomisk risk för företaget. För att undvika problem så är det därför viktigt med goda relationer till leverantören i fråga. Sådant är svårt att skriva in i en offert, och innebär att vid val av leverantör ska man inte utgå enbart från dessa. Tidigare erfarenheter och personliga relationer är även det mycket viktigt.

Tips! Ta in flera offerter

  • Du slipper ringa runt
  • Inget köptvång
  • Manuellt granskade och godkända leverantörer
  • Du får in flera offerter
  • Du matchar offerterna och gör en bättre affär

Skapa en gratis prisförfrågan här!


Att upphandla rätt som landsting

Lagen om offentlig upphandling handlar om att offentliga myndigheter måste rätta sig efter ett antal lagar och regler för att för köpa in varor och tjänster till sin verksamhet.

Gör en bra upphandling som styrelse i bostadsrättsföreningen

En styrelse i en bostadsrättsförening har ansvaret för att se till att föreningens egendom och pengar hanteras på ett bra sätt.

Korrekt upphandling för föreningar

Det är en konst att göra bra och väl genomtänkta upphandlingar, oavsett vilket form av verksamhet man befinner sig i.

Kommunala upphandlingar på rätt sätt

Lagen om offentliga upphandlingar är ett verktyg som både hyllas och förkastas av många inom den offentliga verksamheten.

Upphandla korrekt som aktiebolag

När det gäller upphandlingar så måste man skilja mellan offentliga och privata aktiebolag.

Upphandla rätt som styrelse

Det man ska vara medveten om som styrelse är att man har diverse regler att rätta sig efter, speciellt när det handlar om upphandlingar och regler kring vad man får, inte får och bör göra när man ska köpa in något.

Upphandling för handelsbolag

Många handelsbolag är små med få anställda, och därför är kanske upphandling något som sällan är så aktuellt för dem.

Upphandlingar för privatpersoner

Upphandling är något som privatpersoner vanligtvis inte sysslar med i någon större utsträckning.

Upphandling för samfällighet

Samfälligheter finns i två olika former: delägarförvaltade och föreningsförvaltade. Detta gör att situationen mellan olika samfälligheter kan se väldigt olika ut när det gäller till upphandling.


Just nu

6e November 201915:31
Södermanland
16e Juni 201922:18
7e Augusti 201810:42
9e Maj 201809:58
Södra Stockholm
24e April 201822:26
  • Vi är orginalet sedan 2006

    Vi har hjälpt över 17 7 322 att hitta den rätta leverantören!

    Vi är stolta över det förtroende alla användare har visat genom att använda offerttjänster på iResponse.