Upphandling för samfällighet

Samfälligheter finns i två olika former: delägarförvaltade och föreningsförvaltade. Detta gör att situationen mellan olika samfälligheter kan se väldigt olika ut när det gäller till upphandling. Självklart finns det en hel del som är gemensamt för all sorts upphandlande, men det är skillnaderna som det är viktigaste att känna till. En samfällighet är något som tillhör flera fastigheter eller boende; exempelvis grönområden, lekplatser, vägar och fiskevatten. Delägarförvaltning innebär att alla delägare måste vara överens om hur samfälligheten ska skötas, vilket givetvis innebär att det passar bäst där antalet ägare är få. Vanligare är då föreningsförvaltning, där samfälligheten förvaltas av en förening (en juridisk person) med styrelse, revisor och föreningsstämma.

Offentligt eller privat upphandlande?

Reglerna för huruvida det rör sig om privat eller offentligt upphandlande vad gäller samfällighetsföreningar är inte helt enkla att sätta sig in i. För en samfällighet gäller då att om de tillgodoser behov i det allmännas intresse, om inte behovet är av industriell eller kommersiell karaktär. Dessutom krävs att föreningen antingen är: i huvudsak finansierad av staten, kommun, landsting eller upphandlande myndighet, eller står under kontroll av stat, kommun, landsting eller upphandlande myndighet, eller hare en styrelse som till mer än hälften är utsedd av stat, kommun, landsting eller upphandlande myndighet. Det innebär att samfällighetsföreningar ofta hamnar under lagen om offentliga upphandlingar.

Förfarandet för att hitta leverantörer skiljer sig också åt beroende på om lagen om offentliga upphandlingar måste tillämpas eller inte. Dock, om värdet på upphandlingen uppgår till mindre än 270,964 kronor (LOU-upphandlingar) eller 541,928 kronor (LUF-upphandlingar), kan man använda sig av direktupphandling även om det rör sig om något som normalt är en offentlig upphandling. Direktupphandlingar är främst tänkta att användas till mindre upphandlingar där normalt upphandlingsförfarande skulle bli dyrt att använda sig av, och är definitivt inte ett sätt att ta sig runt reglerna på. Man ska alltså inte försöka vara smart och försöka dela upp en beställning i flera delar, för att på så sätt komma undan reglerna för offentliga upphandlingar. Handlar det sedan om en vara eller tjänst som kan komma att återkomma, rekommenderar konkurrensverket i stället att ett ramavtal tecknas, som då sannolikt omfattas av LOU eller LUF.

Att hitta leverantör

Om direktupphandling tillämpas rekommenderas det att man ändå vänder sig till flera olika leverantörer, för att få ett så bra anbud som möjligt. Som den som utför upphandlingen kommer du ju att kunna ställas till svars för ditt val på föreningsstämman. Om det gäller en typ av uppdrag, där ni tidigare anlitat en leverantör som utfört ett uppskattat arbete, så kan man välja att ta det säkra före det osäkra, men då bör man också tänka på att man eventuellt kan komma att bryta mot reglerna om direktupphandling, och kanske borde upprätta ett ramavtal efter en offentlig upphandling. Börja med att dokumentera vad som förväntas utföras, och vilken prisbild du anser är rimlig, och sök sedan efter företag som ser ut att passa. Kontrollera referenser, för att se efter att de har ett gediget rykte, och ta sedan in offerter från de som verkar mest intressanta.

Gäller lagen om offentliga upphandlingar blir det hela sedan både enklare och svårare. Ett förfrågningsunderlag måste upprättas, som berättar vad det är som eftersöks, och vilka krav som ställs på detta. Det ska dessutom framgå hur man lämnar in anbud och hur dessa kommer att jämföras. Syftet med detta är att alla intresserade ska ha samma möjlighet att lämna in anbud. Det finns regler för vad man får och inte får ha med i sitt förfrågningsunderlag.

Att välja rätt leverantör

När det sedan gäller att välja rätt leverantör så skiljer sig även där förfarandet beroende på om det gäller en direktupphandling eller offentlig upphandling. I teorin kan man vid direktupphandling välja vad som. I praktiken så bör man dock gå till väga på samma sätt som om det rörde sig om en offentlig upphandling.

För en offentlig upphandling ska man upprätta ett antal viktade utvärderingskriterier. Syftet med dessa ska vara att få fram det erbjudande som är ekonomiskt mest fördelaktigt. Detta betyder inte den som är billigast, även om det är det många tror. Alltför ofta är det också så utvärderingskriterier tillämpas, så att man lika gärna skulle kunna säga ”den med lägst bud får uppdraget”. Dessa kriterier ska i regel finnas med i förfrågningsunderlaget. Att ställa upp bra utvärderingskriterier är viktigt; dåliga utvärderingskriterier kan leda till att man tvingas anlita en leverantör som inte håller måttet, på ett eller annat sätt. Naturligtvis är det omöjligt att tänka på allt, men man bör definitivt göra ett försök. Det är lätt att göra det enkelt för sig, så att man alltid väljer den leverantör som lämnar det billigaste anbudet, oavsett kostnader i längden eller kvalitet på arbetet.

Ovanstående stycke kan man sedan anpassa för att använda även vid direktupphandling, med den fördelen att man är mindre bunden vid olika regler och paragrafer, med därmed minskad risk att man kommer att fastna med ett anbud man vet är undermåligt. Kom också ihåg att dokumentera hela processen, så att du kan visa hur du fattat ditt beslut om det skulle komma att ifrågasättas.

Överklagan

Alla offentliga upphandlingar kan överklagas, vilket kan leda till stora problem för en samfällighetsförening, i och med att arbetet fördröjs. För brådskande saker kan man därför med fördel använda sig av direktupphandling. En överklagan kan leda till fördröjningar och i värsta fall skadestånd. Detta drabbar vanligtvis inte samfällighetsföreningar, men är ytterligare ett skäl till att utföra sin upphandling så korrekt som möjligt, och dokumentera processen, så att man kan visa att man gjort rätt.

Om något går fel

Skulle något gå fel, som förseningar eller undermåligt arbete och liknande så är det av yttersta vikt att upphandlingsprocess och avtal är korrekta. Med ett bra avtal kommer samfällighetsföreningen att lida minsta möjliga skada av den undermåliga leverantören. Det är dessutom viktigt för att kunna visa upp att ansvaret för de uppkomna problemen inte beror på en undermålig upphandling eller ett dåligt avtal, utan helt enkelt på att leverantören inte kunde hålla vad den lovade.

Tips! Ta in flera offerter

  • Du slipper ringa runt
  • Inget köptvång
  • Manuellt granskade och godkända leverantörer
  • Du får in flera offerter
  • Du matchar offerterna och gör en bättre affär

Skapa en gratis prisförfrågan här!


Att upphandla rätt som landsting

Lagen om offentlig upphandling handlar om att offentliga myndigheter måste rätta sig efter ett antal lagar och regler för att för köpa in varor och tjänster till sin verksamhet.

Gör en bra upphandling som styrelse i bostadsrättsföreningen

En styrelse i en bostadsrättsförening har ansvaret för att se till att föreningens egendom och pengar hanteras på ett bra sätt.

Korrekt upphandling för föreningar

Det är en konst att göra bra och väl genomtänkta upphandlingar, oavsett vilket form av verksamhet man befinner sig i.

Kommunala upphandlingar på rätt sätt

Lagen om offentliga upphandlingar är ett verktyg som både hyllas och förkastas av många inom den offentliga verksamheten.

Upphandla korrekt som aktiebolag

När det gäller upphandlingar så måste man skilja mellan offentliga och privata aktiebolag.

Upphandla rätt som styrelse

Det man ska vara medveten om som styrelse är att man har diverse regler att rätta sig efter, speciellt när det handlar om upphandlingar och regler kring vad man får, inte får och bör göra när man ska köpa in något.

Upphandling för handelsbolag

Många handelsbolag är små med få anställda, och därför är kanske upphandling något som sällan är så aktuellt för dem.

Upphandlingar för privatpersoner

Upphandling är något som privatpersoner vanligtvis inte sysslar med i någon större utsträckning.

Upphandling för samfällighet

Samfälligheter finns i två olika former: delägarförvaltade och föreningsförvaltade. Detta gör att situationen mellan olika samfälligheter kan se väldigt olika ut när det gäller till upphandling.


Just nu

16e Juni 201922:18
7e Augusti 201810:42
9e Maj 201809:58
Södra Stockholm
24e April 201822:26
  • Vi är orginalet sedan 2006

    Vi har hjälpt över 17 7 118 att hitta den rätta leverantören!

    Vi är stolta över det förtroende alla användare har visat genom att använda offerttjänster på iResponse.